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Plan de transferencias documentales

Last updated on febrero 17, 2023 Transparencia

Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central (Transferencia Primaria), y de este al histórico (Transferencia Secundaria), de conformidad con las Tablas de Retención – TRD y de la Tabla de Valoración Documental – TVD, vigentes.

Transferencia Primaria. Es el traslado de documentos de Archivos de Gestión (o de oficina) al Central para su conservación preventiva, según los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental -TRD.

Las series o subseries documentales que han cumplido su período de retención en el Archivo de Gestión de la Dependencia deben surtir el proceso de transferencia primaria (es importante precisar que, el tiempo de retención empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación). La revisión se debe realizar conforme a lo establecido en TRD de cada dependencia, para confirmar si se debe preparar previamente la transferencia y realizarla en los tiempos definidos en los cronogramas anuales de Transferencias documentales, aprobados por el Comité respectivo.

Transferencia Secundaria. Es el traslado de documentos del Archivo Central al Histórico. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración documental secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valores secundarios: social, cultural, patrimonial, investigativos e histórico.

Los documentos a transferir, deberán cumplir el principio de procedencia, el principio de orden original, descripción e integridad del fondo. Las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicación de las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental por series documentales, y deben incluir tanto los expedientes físicos, como electrónicos e híbridos.

BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS:
1. Evita la acumulación de documentos en las dependencias.
2. Mejoran el manejo administrativo de la documentación.
3. Conservan preventiva o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el ciudadano, o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
4. Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de liquidación, función o supresión.
5. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

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