Transparencia y acceso a información pública

Inventario documental

Es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales. Tiene como objetivo facilitar el control, la consulta y el acceso a los documentos. El artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.  
 
2018
 
Los Inventarios de Archivos de Gestión, según lo estipulado en el Título IV, Artículo 15 de la Ley 594 de 2000, es responsabilidad especial y obligación de todo servidor público entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

El funcionario encargado del Archivo de Gestión debe realizar el inventario documental según lo establecido en el Acuerdo 038 y Acuerdo 042 de 2002, y para esto debe elaborar el Formato Único de Inventario Documental (FUID), teniendo en cuenta los siguientes campos como mínimo: entidad remitente, entidad productora, unidad administrativa, oficina productora, objeto, hoja número, registro de entrada, número de orden, código, nombre de las series, subseries o asuntos, fechas extremas, unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por, entregado por y recibido por (Artículo 7. Inventario Documental del Acuerdo 042 de 2002).

FUID. Según el Archivo General de la Nación (AGN), el inventario documental constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. AGN 2014.
 
 
El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas del Jardín, con el fin de garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación que se ha producido y produce en las diferentes áreas de la entidad, con valor administrativo, legal, permanente e histórico.

En el Título V, Artículo 26 de la Ley 594 de 2000 "Gestión de documentos - Inventario Documental", se menciona lo siguiente: “Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”. Adicionalmente, en el Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos, del Capítulo II. Evaluación de documento de archivo del Decreto 1080 de 2015, establece que: “Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales; de igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso”.